Invoice dan quotation adalah dua istilah yang sering digunakan dalam dunia bisnis, terutama dalam transaksi jual beli atau layanan. Meskipun keduanya berkaitan dengan proses pembayaran dan pengadaan barang atau jasa, invoice dan quotation memiliki fungsi yang berbeda. Memahami perbedaan keduanya sangat penting untuk memastikan kelancaran administrasi dalam bisnis Anda.

Apa Itu Quotation?

Quotation atau kutipan harga adalah dokumen yang diberikan oleh penjual kepada pembeli yang berisi rincian harga, produk atau layanan yang ditawarkan, dan syarat-syarat transaksi. Quotation biasanya digunakan sebelum transaksi dilakukan, untuk memberikan informasi tentang estimasi biaya atau harga dari suatu produk atau layanan yang diinginkan oleh pembeli.

Fungsi utama dari quotation adalah untuk memberi gambaran kepada pembeli tentang biaya yang akan dikeluarkan sebelum memutuskan untuk melanjutkan pembelian atau kontrak. Quotation biasanya bersifat sementara dan dapat berubah sesuai dengan negosiasi atau kondisi yang berlaku.

Baca juga: 7 Syarat dan Dokumen untuk Kirim Barang Pindahan ke Luar Negeri

Komponen yang biasa terdapat dalam quotation:

• Deskripsi barang atau layanan

• Harga unit atau total biaya

• Jumlah atau volume yang diinginkan

• Waktu pengiriman atau penyelesaian

• Ketentuan pembayaran dan validitas penawaran

Apa Itu Invoice?

Invoice atau faktur adalah dokumen yang dikeluarkan setelah transaksi atau pengiriman barang/jasa dilakukan. Invoice berfungsi sebagai permintaan pembayaran dari penjual kepada pembeli yang mencakup detail tentang barang atau jasa yang telah diberikan, harga, serta total yang harus dibayar oleh pembeli.

Invoice memiliki kekuatan hukum lebih kuat dibandingkan quotation karena merupakan bukti transaksi yang sah. Dalam invoice, terdapat informasi lebih lanjut seperti tanggal jatuh tempo pembayaran dan rincian rekening bank tempat pembayaran harus dilakukan.

Komponen yang biasa terdapat dalam invoice:

• Nomor invoice

• Nama dan alamat penjual dan pembeli

• Tanggal pengiriman atau penyediaan barang/jasa

• Rincian barang atau jasa yang dikirim

• Harga dan jumlah yang harus dibayar

• Ketentuan pembayaran dan tanggal jatuh tempo

Perbedaan Utama Antara Invoice dan Quotation

Kapan Menggunakan Invoice dan Quotation?

• Quotation digunakan ketika Anda ingin memberikan estimasi harga kepada calon pelanggan sebelum mereka melakukan pembelian atau menyetujui suatu layanan. Ini sering digunakan oleh perusahaan yang menyediakan jasa atau produk dengan harga yang bisa dinegosiasikan.

• Invoice digunakan setelah barang atau layanan diserahkan kepada pelanggan. Ini adalah permintaan pembayaran yang sah dan harus dibayar sesuai dengan ketentuan yang disepakati.

Layanan IPL Logistics yang Terkait dengan Invoice dan Quotation

Di PT. Indotama Partner Logistics (IPL), kami memahami betul pentingnya transparansi dalam proses transaksi logistik. Untuk memastikan kelancaran pengiriman barang dan layanan logistik kami, IPL menyediakan quotation untuk memberikan estimasi biaya pengangkutan, distribusi, atau layanan pergudangan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Setelah transaksi disepakati, invoice akan dikeluarkan untuk menagih biaya yang sesuai dengan layanan yang diberikan.

Dengan solusi logistik yang handal, IPL memastikan setiap pengiriman barang dilakukan dengan efisien dan tepat waktu. Dari trucking & distribution hingga end-to-end supply chain solutions, layanan IPL dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan logistik Anda. Hubungi kami untuk mendapatkan quotation dan informasi lebih lanjut mengenai layanan kami yang sesuai dengan bisnis Anda.