Surat jalan barang merupakan dokumen yang penting keberadaannya jika Anda berkutat di dunia pengiriman logistik. Contoh surat jalan barang pun bisa menjadi acuan agar Anda bisa mengetahui poin penting dalam pengiriman barang.

Namun, sebelum mengetahui contoh surat jalan barang, Anda perlu mengetahui apa itu surat jalan dan pentingnya surat jalan dalam dunia logistik.

Simak detail selengkapnya mengenai surat jalan di sini!

Pengertian surat jalan barang

Surat jalan barang adalah salah satu dokumen wajib dibawa ketika Anda melakukan pengiriman barang. Surat ini merupakan bentuk dokumentasi tertulis yang dibuat oleh pihak pengirim barang.

Surat jalan sendiri biasanyanya berguna untuk mencatat detail pengiriman dan juga penerimaan barang. Surat ini pun biasanya berisikan informasi mengenai nama dan alamat pengirim, serta nama dan alamat si penerima barang, deskripsi barang, jumlah barang, serta tanda tangan penerima.

Surat jalan bisa menjadi bukti penting bagi seluruh pihak yang terlibat dalam proses pengiriman barang. Hal ini pun berlaku untuk pihak logistik, pengirim, penerima, serta pihak lain yang memiliki tanggung jawab atas penyimpanan barang tersebut.

Fungsi surat jalan barang

Seperti yang sudah disebutkan, surat jalan barang memiliki peran penting ketika Anda sedang melakukan proses pengiriman.

Dilansir dari jurnal yang dirilis oleh Politeknik Negeri Jakarta, surat jalan sendiri adalah alat yang bisa digunakan sebagai bukti pengiriman ke pelanggan atau sebagai bukti pemesanan barang yang sekaligus bisa digunakan sebagai bukti penagihan ke customer.

Jadi, seberapa banyak fungsi surat jalan barang? Simak selengkapnya di sini!

1. Bukti pengiriman

Bukti pengiriman adalah salah satu fungsi dari surat jalan barang. Surat tersebut bisa menjadi bukti yang konkret bahwa barang sudah dikirim.

Dalam surat jalan juga tercatat tanggal dan waktu pengiriman yang sudah ditandatangani.

2. Jaminan klaim asuransi

Surat jalan barang juga bisa menjadi jaminan untuk klaim asuransi jika barang rusak atau hilang selama masa pengiriman.

Informasi yang tercatat bisa menjadi dasar dalam pengajuan klaim pada perusahaan asuransi sehingga ganti rugi pun bisa terlaksana dengan segera.

3. Catatan inventaris

Fungsi dari surat jalan selanjutnya adalah catatan inventaris yang sangat berguna untuk inventory management. Dengan adanya surat ini, perusahaan dan pihak lain yang terlibat bisa melakukan pelacakan stok barang.

Dengan memungkinkannya melakukan pelacakan stok barang, pihak penjual pun bisa melakukan perencanaan yang lebih baik terkait persediaan barang.

4. Bukti pembayaran

Surat jalan juga bisa menjadi salah satu alat bukti pembayaran. Dalam surat tersebut kita bisa mendapatkan informasi jika barang sudah dikirimkan, barang sudah diterima, serta barang sudah dibayar secara lunas oleh customer.

Informasi dalam surat jalan barang

Dalam membuat surat jalan barang tidak bisa dilakukan sembarangan. Ada berbagai elemen yang diperukan dalam surat dan perlu diperhatikan.

Hal atau informasi penting yang harus tertera dalam surat jalan barang adalah:

• Nomor dan tanggal surat jalan
• Nama pengirim
• Alamat pengirim
• Deskripsi barang
• Kondisi barang
• Tanda tangan penerima

Jika Anda sudah mengetahui elemen pentingnya, tentu Anda sudah mendapatkan sedikit gambaran mengenai contoh surat jalan barang bukan?

Berikut contoh surat jalan barang yang bisa Anda gunakan.

Contoh surat jalan barang

Perlu diperhatikan, contoh surat jalan barang yang akan ditunjukkan bisa diubah sesuai dengan kebutuhan.

Berikut contoh surat jalan barang yang bisa Anda buat:

Nomor : 111/IPL/VI/2023

Jakarta, 27 Agustus 2023

Kepada Yth. Bpk/Ibu/Sdr/Sdri Annisa di Jakarta

Dengan Hormat,

Dengan surat ini, kami mengirimkan barang dengan perincian dan keterangan sebagai beriku:

Nama Barang Jumlah

1. 20 karton hand sanitizer

2. 10 karton masker medis

3. 30 karaton masker non-medis

Catatan:

1 karton hand sanitizer berisi 50pcs

1 karton masker medis dan non-medis berisi 20 pack

Mohon diperiksa kondisi barang dan diterima.

Hormat Kami,

Agam

Staf Gudang PT Indotama Partner Logistics

Barang telah diterima pada tanggal _______

Penerima,

(Nama Penerima)

Di atas adalah salah satu contoh surat jalan barang yang bisa Anda buat. Agar tidak terjadi kesalahan dalam informasi barang, sebaiknya Anda menjelaskan deskripsi barang dengan lengkap. Semoga informasi di atas bisa membantu Anda dalam menyusun surat jalan barang.