Stock opname menjadi salah satu istilah yang kerap didengar ketika membahas tentang istilah gudang. Namun, apa itu stock opname? Lalu, mengapa kegiatan ini penting untuk dilakukan?

Stock Opname adalah kegiatan menghitung jumlah stok barang di gudang sebelum dijual atau dipasarkan. Proses ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti agar tidak ada kesalahan pencatatan dan penghitungan yang mungkin terjadi karena barang yang terlewatkan.

Dilansir dari KNIC, ada beberapa alasan mengapa perusahaan memilih untuk melakukan stock opname. Beberapa tujuan penggunaan stock opname melibatkan kas, aset, utang, dan piutang. Hal ini pun membuat stock opname menjadi kegiatan penting yang dibutuhkan.

Kendati penting, namun aktivitas stock opname dapat memakan waktu dan tenaga, terutama jika dilakukan secara manual. Kini seiring dengan adanya perkembangan teknologi, proses stock opname memungkinkan pengusaha retail menggunakan barcode dan aplikasi stok barang untuk mempermudah pengelolaan stok, mengurangi potensi kesalahan, dan membuat proses stock opname menjadi lebih cepat dan efisien.

Seperti yang sudah dijelaskan, proses stock opname sangat penting agar bisa mempermudah pengelolaan jumlah barang yang tersedia. Lalu, mengapa hal tersebut sangat penting untuk dilakukan secara cermat dan teliti? Simak penjelasan lengkapnya di sini!

Mengapa Stock Opname Penting?

Stock opname penting dilakukan untuk menjamin keakuratan jumlah stok produk yang tercatat dalam perangkat lunak gudang dengan jumlah stok aktual di gudang. Jika terdapat perbedaan, tindakan seperti pemeriksaan ulang atau penyusunan jurnal penyesuaian dapat diambil untuk menangani kelebihan atau kekurangan stok.

Ada beberapa hal yang bisa membuat adanya selisih antara jumlah barang yang ada dengan pencatatan yang terjadi. Hal tersebut bisa dikarenakan tentang kelalaian dalam pencatatan barang yang keluar, atau kesalahan metode pencatatan di gudang.

Lalu, apa saja tujuan yang bisa dicapai ketika melakukan stok opname? Tujuan stock opname adalah:

• Memastikan kebenaran pencatatan dalam pembukuan perusahaan sebagai Sistem Pengendalian Internal (SPI).
• Meminimalisir selisih antara data pembukuan dan stok barang sebenarnya di gudang.
• Mengetahui jumlah aktiva, utang, piutang, dan kas perusahaan.

Namun, tidak semua perusahaan melakukan kegiatan ini. Padahal pengecekan stok persediaan barang di gudang dan juga kas perusahaan sangatlah penting.

Namun ternyata, hal ini tidak selalu menjadi hal yang perlu Anda lakukan seorang diri. Contohnya adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur.

Perusahaan yang mengerjakan bidang manufaktur biasanya akan melakukan berbagai pemeriksaan untuk mengetahui persediaan bahan baku produksi, barang setengah jadi, barang sudah jadi, hingga bahan penolong. Namun, pencatatan tidak dilakukan oleh perusahaan mereka.

Pencatatan untuk perusahaan tersebut dilakukan oleh petugas audit. Petugas audit sendiri bukan termasuk dalam tim pencatat persediaan yang melaksanakan tugas tersebut. Proses tersebut perlu dilakukan untuk memastikan keakuratan data yang dihasilkan.

Manfaat Stock Opname

Kendati proses stock opname sangat rumit, namun pastikan Anda melakukannya secara rutin untuk menghindari kerugian akibat selisih barang. Laporan keuangan yang rinci, rapi, dan valid tentunya akan memiliki pengaruh yang besar untuk kemajuan perusahaan Anda.

• Mencegah kemungkinan penyimpangan atau penyalahgunaan barang yang dapat menyebabkan kelebihan atau kekurangan stok.
• Memungkinkan identifikasi yang cepat terhadap kehilangan atau kekurangan stok barang, sehingga solusi dapat segera ditemukan untuk menghindari kekosongan persediaan.
• Berfungsi sebagai materi evaluasi dan standar perkembangan usaha dari tahun-tahun sebelumnya hingga saat ini, serta sebagai dasar perencanaan masa depan.
• Menyederhanakan proses pemantauan dan pengelolaan aliran barang yang masuk dan keluar dengan data yang dapat dipertanggungjawabkan.
• Memudahkan pengawasan terhadap kondisi barang persediaan di gudang, memastikan bahwa barang selalu dalam keadaan layak jual dan mencegah terjadinya kekosongan.

Kapan perlu dilakukan stock opname?

Jika kegiatan ini penting, lalu kapan seharusnya dilakukan stock opname? Ada beberapa periode penting ketika Anda ingin melakukan kegiatan ini.

Stock opname biasanya dilaksanakan di akhir tahun, setiap 6 bulan, setiap 3 bulan, atau setiap akhir bulan. Hal ini tergantung pada kebijakan perusahaan masing-masing. Anda bisa memilih rentang waktu stock opname sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Beberapa perusahaan bahkan melakukan stock opname di akhir hari. hal tersebut dikarenakan bisnis tersebut biasanya menjual barang dengan perputaran yang cepat seperti makanan dan juga minuman.

Biasanya perusahaan tersebut akan menjalankan pengecekan inventory dalam situasi khusus.  Terlebih situasi yang biasanya membuat perputaran sangat tinggi seperti penjualan meningkat akibat promo.

Berbagai perusahaan pun biasanya melaksanakan aktivitas ini secara rutin pada awal bulan untuk menghindari adanya selisih jumlah barang di pencatatan dan pada realita gudang.

Cara melakukan Stock Opname

Ada 3 tahap yang bisa Anda lakukan untuk melakukan stock opname. Setiap tahapan memiliki langkah-langkah penting yang perlu Anda ikuti agar hasilnya akurat dan valid.

Berikut tahap yang yang bisa Anda lakukan:

1. Tahap Pertama:

Tahap ini perlu dilakukan 1 minggu sebelum pelaksanaan stock opname. Anda perlu melakukan komunikasi dengan tim persediaan di gudang.

Langkah yang perlu dilakukan adalah:

• Memberikan label pada barang yang sudah dihitung
• Melakukan penataan stok barang sesuai kode atau barcode yang ada
• Mematikan seluruh stok sudah memiliki kode dan atau tanda

2. Tahap Kedua:

Tahap ini biasanya dilakukan 1 hari menjelang proses stock opname dilakukan. Dalam tahap ini, langkah yang perlu Anda lakukan adalah:

• Briefing yang diikuti oleh semua pihak dan pastingan semua memahami tugas dan tanggung jawab masing-masing.
• Lengkapi input data mutasi barang sampai jam tutup operasional
• Pastikan tidak ada lagi proses input mutasi barang di atas jam tutup H-1 jelang pengecekan inventory.

3. Tahap Ketiga:

Tahap ketiga adalah proses stock opname. Hal yang perlu dilakukan adalah:

• Pastikan seluruh transaksi sudah diinput
• Buat print out dari hasil input dan berikan ke pihak akuntan dan juga audit sebagai acuan rekam stok. Pastikan tim gudang tidak mendapat print out
• Proses rekam stok bisa dilakukan. Pastikan barang sudah tandai dan sudah melalui proses pengecekan dan penghitungan
• Lembar print out yang sudah terisi penuh hasil rekam stok segera dimasukkan ke dalam untuk mengetahui perbedaannya
• Lakukan pengecekan ulang untuk menghindari adanya kesalahan penghitungan
• Setelah dijalankan, hasil rekam stok diberikan ke pihak akuntan dan kemudian lakukan penyesuaian persediaan ke dalam program

Nah, itu dia definisi, tujuan, manfaat, dan cara melakukan stok opname. Jangan sampai melewati aktivitas ini agar Anda bisa memiliki rekam penjualan yang valid.