Tips efektif procurement yang bisa diterapkan di perusahaan agar supply chain terjaga dengan baik perlu untuk diketahui. Procurement sendiri penting untuk diperhatikan untuk mendukung keberlangsungan bisnis agar tetap stabil.

Dalam dunia *fast-moving consumer goods (*FMCG), procurement bisa menjadi titik kendali agar supply chain management berjalan dengan mulus.

Namun, sebelum membahas lebih jauh mengenai tips efektif memberlakukan procurement, ada baiknya kita mengetahui definisinya terlebih dahulu.

Apa itu procurement?

Procurement adalah pengadaan atau pembelian produk atau servis yang biasanya digunakan untuk berbisnis. Proses ini termasuk pengadaan produk yang dibutuhkan oleh bisnis skala kecil maupun besar.

Disadur dari investopedia, pengadaan barang dan jasa umumnya terkait dengan bisnis karena perusahaan harus mencari jasa atau membeli barang dengan skala yang biasanya relatif besar.

Proses procurement ini pun juga mencakup proses pengadaan secara keseluruhan, yang sangat penting bagi perusahaan sebelum mengambil keputusan pembelian akhir.

Sebagai contoh, dalam industri manufaktur, proses pembuatan barang terjadi dari pengadaan barang mantah. Barang mentah pun diproses kemudian diperiksa kualitasnya sebelum akhirnya dikirimkan ke market.

Produk serta jasa yang perlu dipastikan ketersediaannya berasal dari sumber eksternal. Jadi, karyawan pun perlu dengan cermat mencatat stok yang ada, dan memikirkan jalur alternatif ketika pemasok tidak bisa memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati.

Jadi, apa saja yang perlu diperhatikan ketika melakukan proses procurement?

• Mengetahui jenis barang atau jasa yang dibutuhkan
• Menyusun atau membuat permintaan pembelian
• Mengumpulkan daftar kemudian memilih vendor supplier yang sesuai dengan kualitas dan budget
• Menjalani proses negosiasi harga dan membuat perjanjian bisnis
• Melakukan pemesanan pembelian
• Menerima dan melakukan quality control terhadap barang atau jasa yang diterima
• Mendokumentasikan semua aktivitas yang dilakukan

Setelah mengetahui proses procurement, setelah ini Anda perlu mengetahui tips efektif procurement.

Tips dan strategi yang efisien untuk procurement bisnis Anda

Bukan hanya mengetahui proses procurement yang baik, Anda juga perlu membekali diri dengan tips efektif procurement untuk bisa diterapkan. Berikut tipsnya:

1. Dokumentasi dan periksa daftar pembelian barang

Tugas procurement adalah membeli produk atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk memeriksa atau bahkan melakukan pengecekan ulang mengenai barang atau jasa yang dibutuhkan agar budget tidak bengkak.

Tim procurement bisa melakukan pengecekan dari seberapa penting dan butuh perusahaan terhadap pengadaan barang atau jasa yang tercatat. Akan lebih baik jika melakukan evaluasi agar bisa menghemat biaya operasional.

2. Menjaga kerjasama yang baik dengan vendor supplier

Ketika mengandalkan service atau produk dari vendor supplier, ada baiknya Anda menjalin kerjasama yang baik. Hal tersebut bisa sangat membantu dalam meningkatkan efisiensi tim procurement.

Hubungan yang baik bisa membuahkan kemudahan di kemudian hari. Jika vendor supplier merasa senang dan puas bekerjasama dengan perusahaan Anda, bukannya tidak mungkin mereka bisa selalu siap sedia atau memprioritaskan kebutuhan perusahaan Anda.

Dengan lancarnya supply dari vendor, maka hal ini bisa sangat membantu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan customer. Kemungkinan adanya kualitas produk yang buruk, keterlambatan pengiriman dan lain sebagainya pun bisa diminimalisir.

3. Selalu lakukan quality control

Meskipun Anda sudah menjalin kerjasama yang baik dengan vendor, namun melakukan quality control tidak boleh dilewatkan. Karena faktor kesalahan manusia bisa saja terjadi.

Quality control perlu dilakukan secara berkala untuk meminimalisir adanya kurang barang, barang yang tidak memenuhi standar atau cacat, atau bahkan barang yang tertukar.

Jika menemukan kecacatan pada produk atau produk yang dipesan ternyata tidak memenuhi standar perusahaan Anda, tim procurement bisa mencari vendor lain yang menyediakan produk lebih baik.

4. Selalu pantau tren pasar global

Tips efektif procurement selanjutnya adalah dengan melakukan pemantauan secara berkala terhadap tren pasar global. Pasalnya, ketika kita membicarakan pengadaan atau pembelian barang, kita juga akan membicarakan harga.

Tren perekonomian yang terjadi di dunia memiliki pengaruh terhadap harga barang. Apalagi jika Anda melakukan pengadaan barang dengan mengimpor produk dari luar negeri. Tentu hal ini perlu dipantau dan dipikirkan secara matang.

Tim pelaksanaan procurement pun diharapkan mampu melakukan analisa terhadap tren pasar global yang saat ini sedang terjadi. Jangan sampai, tim tidak bisa mendapatkan harga dan kualitas terbaik karena tidak mengetahui situasi yang terjadi di pasar global.

5. Pengadaan pelatihan untuk tim procurement

Tips efektif procurement yang terakhir adalah mengadakan pelatihan untuk tim. Karyawan atau staff memiliki peran penting dalam pengambilan keputusan serta pengecekan produk dalam proses procurement.