Dalam dunia pergudangan, terdapat sejumlah istilah untuk dipahami. Istilah-istilah ini tidak hanya mempermudah komunikasi antar individu yang terlibat dalam manajemen gudang, tetapi juga penting dalam memahami proses operasionalnya secara keseluruhan.

Mulai dari istilah penyimpanan hingga sistem manajemen inventaris, pengetahuan tentang berbagai konsep ini akan membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi pergudangan bagi para pelaku bisnis.

Dalam artikel ini, Anda akan mengetahui sembilan istilah penting yang wajib diketahui para pelaku bisnis atau siapapun yang terlibat dalam dunia pergudangan. Berikut ini adalah beberapa istilah pergudangan yang perlu Anda ketahui:

1. Receiving atau Penerimaan

Proses penerimaan (Receiving) adalah tahap awal yang esensial dalam manajemen pergudangan. Pada tahap ini, barang-barang yang tiba dari pemasok atau sumber lain diverifikasi terlebih dahulu untuk memastikan kuantitas, kualitas, dan kondisi fisiknya sesuai dengan dokumentasi yang ada.

Keakuratan proses penerimaan sangat penting untuk memastikan bahwa informasi inventaris gudang tetap terkini dan tepat. Dengan demikian, gudang dapat memastikan ketersediaan barang yang tepat pada waktu yang tepat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Selain itu, proses penerimaan juga membantu dalam menentukan lokasi penyimpanan yang optimal di dalam gudang. Hal ini bertujuan agar memudahkan proses pengambilan barang di masa yang akan datang.

2. Putaway atau Penyimpanan

Penyimpanan (Putaway) merupakan tahapan berikutnya setelah proses penerimaan barang di gudang. Pada tahap ini, barang-barang tersebut ditempatkan pada lokasi penyimpanan yang telah ditentukan sebelumnya dalam sistem manajemen gudang.

Proses putaway melibatkan penempatan barang pada lokasi penyimpanan yang tepat, dengan memperhatikan strategi penyimpanan yang telah direncanakan sebelumnya. Hal ini bertujuan untuk memastikan keefisienan dalam pengelolaan inventaris gudang.

Ketersediaan barang yang mudah diakses di masa yang akan datang menjadi salah satu tujuan utama dalam proses ini. Oleh karena itu, pemahaman yang baik terhadap konsep ini sangatlah penting dalam memastikan kelancaran operasional dan efisiensi penyimpanan di dalam gudang.

3. Dispatching atau Pengiriman

Pengiriman (Dispatching) adalah tahap penting dalam manajemen pergudangan yang melibatkan pengambilan barang dari lokasi penyimpanan di dalam gudang untuk diproses dan dikirim kepada pelanggan atau entitas lainnya.

Setelah menemukan barang yang akan dikirimkan, proses dispatching melanjutkan dengan langkah-langkah seperti pengepakan barang, penyusunan dokumen pengiriman, dan pengaturan logistik untuk pengiriman yang optimal.

Dengan adanya sistem manajemen gudang yang terstruktur, proses ini dapat dilakukan dengan lebih efisien karena memudahkan identifikasi lokasi barang yang akan dikirimkan. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa barang yang dikirimkan kepada konsumen atau pihak lainnya dapat sampai dengan tepat waktu dan dalam kondisi yang baik.

4. Picking atau Pengambilan Barang

Pengambilan Barang (Picking) merupakan tahap penting dalam manajemen pergudangan yang melibatkan pemilihan barang dari lokasi penyimpanan sesuai dengan pesanan pelanggan atau kebutuhan lainnya.

Proses ini dapat dilakukan secara manual oleh petugas gudang atau dengan bantuan teknologi seperti sistem pemilihan otomatis. Namun optimalisasi proses picking sangatlah penting karena dapat mengurangi biaya operasional gudang, yang seringkali mencapai sekitar 55% dari total biaya operasional. 

Penting untuk dicatat bahwa pengambilan barang merupakan proses yang krusial dalam operasi gudang karena langsung berkaitan dengan kepuasan pelanggan. Untuk itu, penggunaan sistem manajemen gudang yang efisien sangat dianjurkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam proses pengambilan barang, hingga kelancaran usaha Anda.

5. Packing atau Pengepakan

Pengepakan (Packing) adalah tahap penting dalam manajemen gudang yang melibatkan proses pengemasan barang atau produk. Dalam proses ini, barang-barang yang telah dipesan oleh pelanggan dirangkai dan dipersiapkan sesuai dengan standar pengemasan yang telah ditetapkan.

Tujuan utama dari proses pengepakan adalah untuk memastikan bahwa barang-barang yang dikirimkan kepada pelanggan tiba dalam kondisi yang prima. Melalui proses pengepakan yang teliti, risiko kerusakan barang selama pengiriman dapat diminimalkan.

Proses ini merupakan salah satu aspek yang fundamental dalam manajemen gudang karena langsung berkaitan dengan kualitas layanan. Dengan menjaga standar kemasan yang baik, gudang dapat memberikan jaminan atas keamanan dan integritas barang yang dikirim kepada pelanggan.

6. Returns atau Pengembalian

Pengembalian (Returns) mengacu pada proses di mana barang atau produk dikembalikan ke gudang oleh pelanggan karena berbagai alasan, seperti kerusakan, pengiriman yang salah, atau ketidakcocokan dengan harapan pelanggan.

Dalam situasi di mana permintaan pelanggan meningkat, proses pengembalian dapat menjadi lebih kompleks dan menuntut perhatian khusus dari pihak gudang. Oleh karena itu, pabrik atau perusahaan berupaya meminimalkan kemungkinan terjadinya proses pengembalian barang.

Sehingga selama proses ini, pihak gudang harus memastikan bahwa setiap produk yang dikembalikan tercatat dengan baik dalam sistem, dan semua langkah penanganan pengembalian dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

7. Stock Take atau Inventarisasi

Inventarisasi adalah langkah penting dalam manajemen gudang yang melibatkan penghitungan dan verifikasi fisik stok barang secara berkala. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan konsistensi antara data inventarisasi dalam sistem dengan kondisi aktual stok barang di gudang.

Penting untuk diketahui bahwa sistem manajemen gudang berperan penting dalam mempermudah proses inventarisasi dengan menyediakan alat yang efisien untuk mencatat dan menyelaraskan data stok produk secara akurat.

Proses inventarisasi dilakukan secara rutin untuk mengidentifikasi perbedaan antara jumlah stok yang tercatat dalam sistem komputer dengan jumlah stok yang benar-benar ada di gudang. Sehingga proses ini membantu memastikan keakuratan inventarisasi dalam operasional gudang.

8. Shipping atau Pengiriman

Pengiriman merupakan tahap penting dalam proses logistik di gudang yang melibatkan pengantaran barang atau produk kepada pelanggan atau titik distribusi lainnya. Proses ini mencakup berbagai kegiatan logistik untuk memastikan pengiriman dilakukan dengan tepat waktu.

Umumnya, proses pengiriman dilakukan oleh perusahaan ekspedisi atau menggunakan armada kapal perusahaan untuk melakukan pengangkutan barang ke tujuan yang ditentukan. 

Dalam proses pengiriman, penting untuk secara akurat mencatat data mengenai barang yang telah dikirim kepada pelanggan. Informasi ini diperlukan untuk memperbarui sistem manajemen gudang, sehingga menghasilkan informasi inventaris yang terkini dan akurat.

9. Reporting atau Pelaporan

Pelaporan (Reporting) merujuk pada proses dokumentasi dan penyajian data terkait aktivitas gudang, termasuk jumlah barang yang masuk dan keluar, efisiensi operasional, biaya, serta kesalahan yang terjadi dalam proses pengiriman.

Dalam konteks manajemen gudang, pelaporan merupakan bagian yang krusial dalam memantau dan mengelola operasi sehari-hari. Fungsi utama dari pelaporan adalah untuk memberikan informasi yang jelas dan terperinci kepada manajemen mengenai kinerja dan kondisi gudang secara menyeluruh.

Dengan informasi yang diberikan oleh laporan, manajemen dapat merumuskan kebijakan yang lebih efektif, serta mengembangkan strategi bisnis yang lebih tepat untuk meningkatkan kinerja gudang dan keseluruhan operasi perusahaan.

Dengan memahami istilah-istilah penting dalam warehouse yang wajib diketahui, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan pengelolaan gudang secara menyeluruh. Untuk solusi yang lebih terpadu dan efektif dalam mengelola kebutuhan gudang, IPL dapat menjadi pilihan yang tepat.

Melalui layanan IPL, perusahaan dapat memanfaatkan teknologi dan keahlian yang canggih untuk mengoptimalkan operasi gudang, dari proses penerimaan hingga pengiriman, sambil tetap memperhatikan setiap aspek penting, termasuk pelaporan dan manajemen inventaris. 

Jadi, jangan ragu untuk menjadikan IPL sebagai solusi terpercaya untuk meningkatkan kinerja dan efisiensi gudang Anda.